FAQ FSDIE

D'où proviennent les fonds du FDSIE ?

Depuis 2018, le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE) est abondé par la CVEC à hauteur de 150 000 € par an. Une petite partie de ce fonds (environ 15 000 €) permet de soutenir la création ou le fonctionnement des associations étudiantes par l'attribution d'une aide annuelle lors de leur (ré)agrément. Le reste du fonds sert à financer tout au long de l'année les projets portés par les associations étudiantes agréées. Les crédits FSDIE non consommés à la fin de l'année civile sont reversés dans le budget CVEC global de l'université pour l'année suivante.

Combien de projets peut-on déposer à une commission FSDIE ?

Il n'y a pas de limite en terme de projets. Vous pouvez demander des subventions autant de fois que vous le souhaitez par commission et par an, tant que les dossiers déposés sont complets et respectent les critères du FSDIE. Attention, certains types de projets sont limités à un seul financement par année universitaire. Se référer à la grille de répartition du FSDIE pour plus d'informations.

Quel est le logo que je dois utiliser pour les projets financés par le FSDIE ?

Pour tout projet financé par le FSDIE, il faut insérer le logo UVSQ sur les supports de communication (flyers, affiches, visuels sur les réseaux sociaux...).

Téléchargez le logo

Si votre projet porte sur l'achat de textiles ou d'objets personnalisés (sweats, polos, casquettes, goodies, welcome book, eco-cups...), ceux-ci doivent également comporter des mentions obligatoires comme le logo UVSQ. Le visuel (ou maquette) doit être transmis préalablement à la DCVU pour validation avant le lancement de la commande. Se référer à l'annexe 3 du dossier FSDIE pour plus d'informations.

Qui sont les membres de la commission FSDIE ?

La commission qui délibère sur les projets et attribue les subventions se compose de 9 étudiants (6 élus étudiants dont le vice-président étudiant et 3 associations agréées tirées au sort), de 4 personnels de l'université (2 membres de la DCVU et 2 représentants de la présidence) et de 3 personnalités extérieures (1 représentant du CROUS et de 2 collectivités territoriales). Selon la nature des dossiers présentés, tout représentant d’un service de l’UVSQ ou de la Fondation UVSQ susceptible d’apporter son expertise aux membres de la commission peut y être invité de façon ponctuelle. Se référer aux statuts de la commission FSDIE pour plus d'informations.

Est-il possible de solliciter plusieurs financements pour un même projet ?

Il est tout à fait possible de faire cofinancer un projet par d’autres acteurs publics ou privés tant que le budget prévisionnel reste équilibré. C'est même fortement recommandé voire exigé pour les projets d’importance qui devront inclure le financement de partenaires (autres directions de l’université, composantes, Université Paris-Saclay, CROUS, collectivités locales, entreprises...) ou présenter des garanties quant à la capacité d’autofinancement par l’association demandeuse. Se référer à la page suivante pour plus d'informations.

Est-il possible de financer des évènements festifs ?

Il est possible de financer un évènement festif (weekend d'intégration ou de socialisation, voyages, soirées, galas...) par le biais du FSDIE mais sous certaines conditions. Le financement ne portera que sur la sécurité, les actions de prévention et éventuellement le transport. Vous devez prévoir un dispositif de prévention et de sécurité détaillé. Il faut compléter l’annexe 2 et l’intégrer à votre dossier FSDIE. La commission sera particulièrement vigilante sur les moyens employées en terme de sécurité, secours, prévention, transport, gestion de l'alcool, violences sexistes et sexuelles... Il est demandé d'assister à au moins une formation portant sur les risques festifs et l'organisation d'un évènement responsable. Vous pouvez vous appuyer sur le site Monte ta soirée ou sur le Guide sur les événements festifs et d'intégration étudiants du ministère.

Est-il possible de financer des projets en lien avec les études ?

Si le projet donne lieu à une note ou à la validation d'un enseignement obligatoire pour les porteurs de projet dans le cadre de leur cursus universitaire (bonus, UE, crédits ECTS, projet tutoré ou pédagogique, cours de gestion de projet, travaux de recherche...), il n'est pas éligible au FSDIE.

Est-il possible de financer des projets déjà réalisés ?

Un projet qui s’est déjà tenu au moment de la commission ne peut pas être financé par le FSDIE. Par nature, une action réalisée n’est plus un projet, puisqu’elle est réputé avoir déjà obtenu des financements pour assurer son déroulement. Une exception peut être accordée si le report d’une commission FSDIE devait mettre le projet d’une association en péril.

Est-il possible de financer des projets pour aider à l’orientation en lycée ?

En application de l’article L. 841-5.du code de l’éducation, les actions financées par la CVEC doivent concerner des étudiants et non pas des lycéens. Les interventions dans un lycée et les productions destinées aux lycéens ne peuvent pas être financées par le FSDIE. En revanche, des actions de parrainage pour faciliter l’entrée à l’université ou l’arrivée en France, entre pairs étudiants, peuvent être financées.

Quand est-ce que la subvention FSDIE va-t-elle être versée ?

La procédure de versement peut prendre jusqu'à 2 mois et implique de nombreux services de l'université. En cas d’avis favorable de la commission FSDIE, vous recevrez sous une semaine de la part du service vie associative une notification indiquant le montant de l’aide financière qui a été accordée pour votre projet. La liste des projets retenus est ensuite transmise au secrétariat des instances pour présentation et approbation lors de la prochaine Commission de Formation et de Vie Universitaire (CFVU). La délibération du vote et validation des subventions en CFVU est ensuite mise à la signature auprès de la présidence de l'université, le délai d'attente pouvant être de plusieurs semaines. Le versement de la subvention ne peut intervenir qu’après réception du document signé, les bons de commande sont alors saisis par la plateforme financière et l'agence comptable procède à la mise en paiement dans un délai moyen de 2 semaines directement sur le compte bancaire de votre association.

Mon association n’a pas encore de compte bancaire. Est-ce que je peux demander le versement d’une subvention FSDIE sur mon compte personnel ?

Aucune subvention ne peut être versée sur un compte personnel. Seule une association déclarée en préfecture avec un numéro RNA et un numéro SIRET, disposant d'un agrément UVSQ en cours de validité et ayant transmis ses coordonnées bancaires pourra obtenir une subvention.

Pourquoi est-il important de fournir un bilan moral et financier après obtention d’une subvention FSDIE ?

Afin de justifier du bon usage des fonds octroyés, une association bénéficiant d’une subvention FSDIE est dans l'obligation de produire un bilan moral et financier de l’action subventionnée dans un délai de 30 jours suivant la réalisation du projet. Ce bilan doit être accompagné de l’ensemble des pièces justificatives suivantes : une copie de toutes les factures relatives aux dépenses du projet, un exemplaire de chaque support de communication (affiches, visuels, sweats, goodies, eco-cups, welcome book…) comportant le logo de l’UVSQ et le cas échéant, tous les autres documents jugés utiles (photos, illustrations, revue de presse, liste des participants et/ou bénéficiaires…) attestant de la réalisation de votre projet.
L'utilisation de toute subvention octroyée devra être justifiée afin de pouvoir solliciter à nouveau un financement via le FSDIE. Dans le cas où le projet n'a pas pu être mené à bien, l'association devra restituer l'intégralité de la subvention perçue dans les meilleurs délais. De même, si une association ne présente pas dans les délais règlementaires les pièces justifiant les dépenses à hauteur du montant perçu, l'université est en droit de demander le remboursement de tout ou partie de la somme octroyée.
Au delà d'être un gage de transparence dans l’utilisation de fonds publics, le bilan moral et financier permet à l’association de valoriser ses actions en montrant son impact sur les étudiants ou la vie de campus, de renforcer sa crédibilité auprès des financeurs mais aussi de se lancer dans une analyse critique du projet (ce qui a fonctionné, ce qui pourrait être amélioré) pour en tirer des enseignements lors des prochaines éditions.

Que risque une association qui n’utilise pas la subvention selon le projet annoncé ?

L'association s'expose à un remboursement partiel ou total de la somme perçue et se retrouve dans l'impossibilité de solliciter un autre financement du FSDIE tant qu'elle n'aura pas régularisé sa situation. Selon la gravité du détournement, cela peut également entraîner une perte de confiance institutionnel envers l'association et mener à des sanctions administratives comme le retrait de son agrément associatif.

Que faire si on a perdu la facture pour justifier une subvention FSDIE ?

En cas de perte, vous devez en premier lieu vous rapprocher du prestataire ou du fournisseur pour lui demander un duplicata de la facture (la durée de conservation d'une pièce comptable étant de 10 ans). S'il n'est pas possible d'obtenir de duplicata, vous devrez fournir une attestation de perte en y joignant toutes explications et justificatifs utiles (relevé de compte bancaire, photos...) qui sera soumise à l'appréciation de l'administration. En dernier lieu, si vous n'êtes pas parvenu à apporter une preuve suffisante de la bonne utilisation de la subvention, vous devrez effectuer un remboursement total ou partiel de la somme octroyée.

Si un projet financé par le FSDIE ne consomme pas toute la subvention, est-ce que l’association peut garder l’excédent pour un autre projet ?

Non, le trop-perçu doit être remboursé à l'université sauf si accord du service en charge de la vie associative.

Pourquoi faut-il toujours demander plusieurs devis pour une demande de subvention FSDIE ?

Vous devez présenter deux devis par poste de dépense (c'est-à-dire par ligne mentionnée dans le budget prévisionnel) soit un devis à retenir et un devis comparatif. Demander plusieurs devis permet de comparer les prix pour une même prestation puis de choisir l’offre la plus avantageuse, soit en terme de coût, soit en terme de qualité. Ainsi, vous justifiez le coût réel du projet avec un budget réaliste et cohérent tout en montrant que l’association recherche la solution la plus adaptée et la plus raisonnable. Cela évite les erreurs ou les surévaluations et assure une utilisation responsable des fonds publics. Cette démarche renforce également la crédibilité du dossier auprès de la commission FSDIE. Dans certains cas particuliers, il y a une impossibilité manifeste de présenter un second devis (matériel ou service spécifique proposé par un seul fournisseur, prestataire imposé par l'université, activité qui dépend d’un organisme exclusif ou d'un monument précis). Si un seul devis est présenté, à vous de justifier le choix de ne faire appel qu’à un seul prestataire. Un devis peut prendre différentes formes (devis commercial classique au format PDF ou papier, échanges par e-mail, capture d'écran d'un panier ou d’une page sur un site web, extrait d'un catalogue...) tant que les éléments suivants soient clairement identifiables : prix, référence, description et quantité.